Kontakte, Anfragen, Angebote, Rechnungen, Anrufe und Termine fließen automatisch zusammen – in beide Richtungen. Wir binden Ihr CRM an Website, Microsoft 365, Buchhaltung, ERP, Shop und Telefonanlage an.
CRM-Integration:ein System, das alles weiß.
- Website → CRMWebsite-FormulareNeue Kontakte · Anliegen · Quelle der Anfrage · Einwilligung
- Beide RichtungenMicrosoft 365 · Outlook und KalenderE-Mails · Termine · Aufgaben
- Beide RichtungenBuchhaltungRechnungen · Zahlungsstatus · Kundennummern
- Beide RichtungenERP und WarenwirtschaftArtikel · Preise · Lieferstatus
- Telefonanlage → CRMTelefonanlageAnrufe · Verpasste Anrufe · Notizen
- Beide RichtungenNewsletterEinwilligungen · Abmeldungen · Interessen
- Shop → CRMOnlineshopBestellungen · Kunden · Retouren
- Assistent → CRMKI-AssistentRückrufwünsche · Fragen ohne Antwort
Feldzuordnung
Nicht nur verbunden. Sauber zugeordnet.
Der Unterschied zwischen einer Verbindung und einer guten Verbindung steckt in den Regeln. Wählen Sie eine Quelle.
- Name → Vorname · Nachname
- Wird in Vor- und Nachname getrennt. Ist die Anrede unklar, bleibt sie leer statt geraten.
- Firma → Firma
- Wird mit bestehenden Firmen abgeglichen. Gibt es sie schon, hängt der Kontakt dort an – keine Dublette.
- E-Mail → E-Mail
- Wird geprüft und kleingeschrieben. Ist sie schon bekannt, wird der bestehende Kontakt ergänzt.
- Telefon → Telefon
- Wird einheitlich gespeichert: nur Ziffern, mit führender 0.
- Nachricht → Anfrage mit Wiedervorlage
- Wird als Anfrage angelegt, dem zuständigen Ansprechpartner zugeordnet und mit Wiedervorlage versehen.
- Seite der Anfrage → Quelle
- Die Adresse der Seite wird als Quelle gespeichert – so sehen Sie, welche Seiten Anfragen bringen.
- Einwilligung → Einwilligung mit Zeitpunkt
- Wird mit Datum, Uhrzeit und Wortlaut gespeichert – als Nachweis nach DSGVO.
- Rufnummer → Kontakt
- Die Nummer wird im CRM gesucht – beim Klingeln öffnet sich der passende Kontakt.
- Zeitpunkt und Dauer → Aktivität · Anruf
- Jedes Gespräch erscheint als Aktivität in der Kontakthistorie.
- Verpasster Anruf → Aufgabe · Rückruf
- Wird automatisch zur Rückruf-Aufgabe mit Frist.
- Nebenstelle → Zuständig
- Wer angenommen hat, wird als zuständig eingetragen.
- Gesprächsnotiz → Notiz am Kontakt
- Wird direkt am Kontakt gespeichert, nicht im Telefon.
- Kundennummer → Firma
- Verknüpft Buchhaltung und CRM eindeutig – ohne fehleranfälligen Namensvergleich.
- Rechnung → Belege
- Erscheint als Beleg beim Kunden, mit Verweis auf das PDF.
- Zahlungseingang → Status · bezahlt
- Setzt den Status auf bezahlt – der Vertrieb sieht es sofort.
- Mahnstufe → Hinweis für den Vertrieb
- Erscheint als Hinweis, bevor jemand ein neues Angebot schickt.
- Umsatz → Kennzahl am Kunden
- Der Jahresumsatz steht als Kennzahl am Kunden – für Ihre Planung.
Datenqualität
Bevor wir verbinden, räumen wir auf.
- 01Bestand prüfenDubletten, leere Felder, uneinheitliche Schreibweisen – wir sehen uns Ihre Daten an, bevor etwas fließt.
- 02Regeln festlegenFür jedes Feld: Welches System führt, welches liest nur? So überschreibt nie etwas versehentlich.
- 03Testlauf mit KopieDie Verbindung läuft zuerst mit einer Kopie Ihrer Daten. Sie sehen das Ergebnis, bevor es echt wird.
- 04Live mit ProtokollJede Übertragung wird protokolliert. Fehler melden sich, statt still Daten zu verlieren.
Führendes System · Beispiel
| Feld | CRM | Buchhaltung | ERP | Kalender |
|---|---|---|---|---|
| Firmenname und Adresse | führt | liest | liest | liest |
| Kundennummer | liest | führt | liest | liest |
| Rechnungen und Zahlungen | liest | führt | liest | liest |
| Artikel und Preise | liest | liest | führt | liest |
| Termine | liest | liest | liest | führt |
| Einwilligungen | führt | liest | liest | liest |
Pro Feld genau ein System, das führt. Alle anderen lesen nur – so gibt es keine widersprüchlichen Stände.
Systeme
Wir binden an, was Sie nutzen.
Ihr Programm fehlt in der Liste? Wir prüfen die Schnittstelle vor dem Angebot – dann wissen Sie vorher, was geht.
-
CRM
Gängige CRM-Systeme mit offener Schnittstelle – ob Ihres dazugehört, prüfen wir vor dem Angebot.
-
E-Mail und Kalender
Microsoft 365 (Outlook, Kalender, Teams) und Google Workspace.
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Buchhaltung
Buchhaltungsprogramme mit Schnittstelle oder Export – auch die Übergabe an Ihr Steuerbüro.
-
ERP und Warenwirtschaft
Artikel, Preise und Lieferstatus – über die Schnittstelle oder den Datei-Austausch Ihres Systems.
-
Telefonanlagen
Cloud-Telefonanlagen – auf Wunsch abgestimmt mit sf-experts.de aus unserem Haus.
-
Shop und Newsletter
Bestellungen, Kunden und Einwilligungen aus Onlineshop und Newsletter-Dienst.
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Dokumente und E-Signatur
Verträge und Belege landen beim richtigen Kunden – unterschrieben zurück im CRM.
-
Eigene Datenbanken und Excel
Wenn es heute in einer Tabelle steht, kann es morgen angebunden sein.
Kein CRM – oder ein veraltetes? Wir entwickeln Ihr CRM von Grund auf, zugeschnitten bis ins kleinste Detail.
Zur CRM-EntwicklungFragen und Antworten
Häufige Fragen
Welche CRM-Systeme binden Sie an?
Grundsätzlich jedes CRM mit offener Schnittstelle. Ob und wie Ihres angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Angebot – dann wissen Sie vorher, was geht.
In welche Richtung fließen die Daten?
Das legen wir pro Feld fest. Für jedes Feld gibt es genau ein führendes System – so überschreibt nie ein Programm versehentlich das andere.
Was passiert mit doppelten Kontakten?
Vor dem Start räumen wir auf. Danach werden neue Kontakte über E-Mail, Telefonnummer oder Kundennummer abgeglichen, bevor sie angelegt werden.
Ist das DSGVO-konform?
Wir übertragen nur, was gebraucht wird, regeln die Auftragsverarbeitung und protokollieren Zugriffe. Einwilligungen werden mit Zeitpunkt und Wortlaut gespeichert.
Unser CRM ist alt – lohnt sich eine Anbindung noch?
Manchmal ja, manchmal ist ein neues, individuell entwickeltes CRM der bessere Weg. Wir sagen Ihnen ehrlich, was sich rechnet.
Was kostet eine CRM-Integration?
Das hängt von der Zahl der Systeme und Felder ab. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit klarem Umfang.
Erstgespräch
Welche Programme sollen miteinander reden?
Nennen Sie uns Ihr CRM und die Systeme drumherum. Wir zeigen Ihnen im Erstgespräch, wie die Daten fließen könnten.
