Wir bauen nichts neu, was funktioniert. Wir verbinden die Programme, die Sie schon nutzen, und lassen Routinearbeit im Hintergrund laufen – Anfragen, Angebote, Rechnungen, Kundenanlage. Entscheidungen bleiben bei Ihren Leuten.
Abläufe automatisieren.Programme behalten.
- Station 1 · EingangE-Mail · Formular · ScanAnfragen, Rechnungen und Aufträge kommen an wie bisher – per E-Mail, über die Website oder als Scan. Niemand muss etwas umstellen.
- Station 2 · AuslesenVorlage · KIDie wichtigen Angaben werden erkannt und strukturiert: Name, Firma, Betrag, Positionen. Aus Papier werden Daten.
- Station 3 · AblegenCRM · Buchhaltung · ERPDie Daten landen dort, wo sie hingehören – im CRM, in der Buchhaltung oder im ERP. Ohne Abtippen, ohne Dubletten.
- Station 4 · FreigabeMenschAngebote, Preise und alles, was Geld betrifft, prüft ein Mensch. Ein Klick genügt – mit allen Angaben auf einen Blick.
- Station 5 · ErledigtVersand · WiedervorlageAngebot verschickt, Rechnung übergeben, Wiedervorlage gesetzt. Und im CRM steht, was passiert ist.
Papier wird zu Daten – und an der Freigabe wartet jedes Paket auf einen Menschen.
Vorher und nachher
Gleicher Ablauf. Weniger Handgriffe.
Wählen Sie einen Ablauf. Gezählt sind die Schritte im gezeigten Beispiel – bei Ihnen sieht es anders aus, das Prinzip bleibt.
Heute, von Hand
6 Schritte · 6 von Hand
- Von HandE-Mail lesenPostfach
- Von HandDaten ins CRM abtippenCRM
- Von HandRückfrage am TelefonTelefon
- Von HandAngebot in Word schreibenWord
- Von HandPDF erstellen und anhängenOutlook
- Von HandWiedervorlage eintragenKalender
Automatisiert
4 Schritte · 1 von Hand
- AutomatischFormular schreibt ins CRMWebsite → CRM
- AutomatischAngebotsentwurf aus VorlageCRM → Vorlage
- MenschMitarbeiter prüft und gibt freiMensch
- AutomatischVersand und WiedervorlageOutlook · Kalender
Heute, von Hand
5 Schritte · 5 von Hand
- Von HandRechnung aus dem Postfach holenPostfach
- Von HandAusdrucken oder scannenDrucker
- Von HandBeträge abtippenExcel
- Von HandAn Steuerbüro schickenE-Mail
- Von HandAblegenOrdner
Automatisiert
4 Schritte · 1 von Hand
- AutomatischEingang wird erkanntPostfach
- AutomatischDaten werden ausgelesenKI · Vorlage
- MenschMitarbeiter prüftMensch
- AutomatischÜbergabe an BuchhaltungBuchhaltung
Heute, von Hand
5 Schritte · 5 von Hand
- Von HandVertrag kommt per E-MailPostfach
- Von HandKunde in drei Programmen anlegenCRM · ERP · Buchhaltung
- Von HandWillkommensmail schreibenOutlook
- Von HandZugänge anlegenPortal
- Von HandTermin abstimmenTelefon
Automatisiert
3 Schritte · 0 von Hand
- AutomatischVertrag unterschriebenE-Signatur
- AutomatischEinmal angelegt, überall synchronCRM ↔ ERP ↔ Buchhaltung
- AutomatischWillkommensmail mit TerminlinkOutlook · Kalender
Beispielablauf · Freigaben und Entscheidungen bleiben immer beim Menschen.
Schnell geschätzt
Was kostet Sie das Abtippen?
Drei Zahlen genügen für eine grobe Schätzung. Nehmen Sie einen Ablauf, der Sie nervt – zum Beispiel Anfragen ins CRM übertragen.
mal
z. B. Anfragen, Rechnungen, Aufträge
Min
Lesen, abtippen, ablegen, nachfassen
%
Stunden pro Jahr
Arbeitstage à 8 Stunden
Ihre Schätzung, keine Zusage: 46 Arbeitswochen im Jahr angenommen; was sich wirklich automatisieren lässt, klären wir im Gespräch.
Typische Abläufe
Das automatisieren wir am häufigsten.
Meist sind es nicht die großen Projekte, sondern die vielen kleinen Handgriffe, die jeden Tag Zeit kosten.
-
Vertrieb
Anfrage landet im CRM
Formular oder E-Mail wird zum Kontakt mit Anliegen, Quelle und Wiedervorlage.
-
Vertrieb · Freigabe durch einen Menschen
Angebot aus Vorlage
Positionen aus dem CRM, Ihr Briefkopf, fertig als Entwurf zur Prüfung.
-
Buchhaltung · Freigabe durch einen Menschen
Rechnungseingang
Eingangsrechnungen werden erkannt, ausgelesen und für die Buchhaltung vorbereitet.
-
Buchhaltung
Zahlungen im Blick
Offene Posten und Zahlungseingänge erscheinen als Status direkt beim Kunden im CRM.
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Service
Termine und Erinnerungen
Termin gebucht, Bestätigung verschickt, Erinnerung am Vortag – ohne Nachtelefonieren.
-
Service
Tickets aus E-Mails
Service-Anfragen werden sortiert, dem richtigen Ansprechpartner zugeordnet und nachverfolgt.
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Verwaltung
Neuer Kunde, überall angelegt
Einmal erfassen – und CRM, ERP und Buchhaltung kennen den Kunden gleichzeitig.
-
Verwaltung
Verträge und Fristen
Laufzeiten und Kündigungsfristen werden erfasst und rechtzeitig zur Wiedervorlage.
-
Verwaltung
Monatsbericht von selbst
Die Zahlen, die Sie jeden Monat zusammensuchen, kommen als fertiger Bericht.
Wie wir verbinden
Der sauberste Weg zuerst.
Wir nehmen immer den stabilsten Zugang, den ein Programm bietet – und erst dann den nächsten.
- 01Offizielle Schnittstelle (API)Der sauberste Weg: stabil, dokumentiert, vom Hersteller vorgesehen.
- 02Ereignis-Meldungen (Webhooks)Ein System meldet sofort, wenn etwas passiert – zum Beispiel eine neue Anfrage.
- 03Datei-AustauschCSV oder Export und Import im festen Takt, wenn es keine Schnittstelle gibt.
- 04E-Mails auslesenFür alles, was ohnehin per E-Mail kommt – mit festen Regeln und Prüfung.
- 05Bedien-AutomatikNur als letzter Ausweg, wenn ein Programm keinen anderen Zugang bietet.
1 = bevorzugt · 5 = letzter Ausweg
-
Menschen entscheiden
Angebote, Preise, Zahlungen und Verträge gibt ein Mensch frei. Immer. Was sonst automatisch hinausgeht, legen Sie vorher fest.
-
Überwacht statt vergessen
Läuft etwas schief, gibt es eine Meldung – statt dass ein Vorgang unbemerkt liegen bleibt.
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Dokumentiert
Jeder Ablauf mit Plan, den Ihr Team versteht. Ohne Fachchinesisch.
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Datenschutz von Anfang an
Auftragsverarbeitung geregelt, nur nötige Daten, Zugriffe protokolliert.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Müssen wir dafür neue Software kaufen?
In den meisten Fällen nicht. Wir verbinden die Programme, die Sie schon nutzen. Erst wenn ein Programm gar keinen Zugang bietet oder Ihr CRM fehlt, sprechen wir über Alternativen – zum Beispiel ein individuell entwickeltes CRM.
Was passiert, wenn ein System ausfällt?
Wir bauen die Abläufe so, dass Vorgänge warten und weiterlaufen, sobald das System wieder da ist. Fehler werden gemeldet, statt unbemerkt liegen zu bleiben – an wen, legen wir gemeinsam fest.
Wer entscheidet, was automatisch passiert?
Sie. Wir schlagen vor, Sie entscheiden. Angebote, Preise, Zahlungen und Verträge gibt immer ein Mensch frei. Was sonst automatisch passieren darf – etwa eine Terminbestätigung –, legen Sie vorher fest.
Können wir Abläufe später selbst anpassen?
Ja, kleinere Anpassungen wie Texte, Empfänger oder Fristen legen wir so an, dass Ihr Team sie selbst ändern kann. Größere Änderungen übernehmen wir.
Wie lange dauert ein erster Ablauf?
Das hängt vom Ablauf und den beteiligten Programmen ab. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie einen Plan mit Zeitrahmen und ein schriftliches Angebot.
Was kostet eine Automatisierung?
Das hängt vom Umfang ab. Sie bekommen nach dem Erstgespräch ein schriftliches Angebot mit klarem Leistungsumfang – ohne Überraschungen.
Erstgespräch
Welcher Handgriff nervt Sie am meisten?
Nennen Sie uns einen Ablauf. Wir sagen Ihnen im Erstgespräch, ob und wie er sich automatisieren lässt.
